Как грамотно вести деловую переписку по почте и в мессенджерах: 10 основных правил
Обществоwww.segodnya.ua10 апреля 2020

Как грамотно вести деловую переписку по почте и в мессенджерах: 10 основных правил

Пока в Украине общенациональный карантин и все офисы работают удаленно, все общение, как личное, так и рабочее перешло в онлайн. Поэтому деловая переписка стала еще более актуальной и активной. Мы решили напомнить вам главные правила переписки по деловым вопросам, чтобы решать все дела корректно и профессионально.

ТОП-10 основных правил деловой переписки в почте и мессенджере:

1. Укажите тему письма

Когда вы пишете письмо, в нем обязательно должна быть тема, к примеру: "отчеты за март", "итоги конференции", "когда организуем онлайн-собрание?". Потому что без темы письмо скорее всего затеряется или может быть проигнорировано в потоке более важных писем.

Сюда же можно отнести правило: одна тема – одно письмо. Иначе, если вы начнете задавать вопросы в одном письме по разным проектам – начнется хаос. Это неудобно и непрактично.

2. Следите за грамотностью

Ошибки – стилистические или просто опечатки, сильно раздражают и выставляют вас в плохом свете. Поэтому старайтесь следить за грамотностью в деловых письмах и исправлять все ошибки до того, как отправили письмо.

3. Соблюдайте структуру письма

В мессенджерах с этим проще – там зачастую идут короткие сообщения, а вот электронное письмо должно обязательно делиться на абзацы, а если оно большое, то необходимо еще и выделять разделы, подзаголовки, пункты, темы.

4. Внимательно пишите имя

Самое неприятное для получателя – даже не ошибки в тексте, а ошибки в его имени или фамилии. Внимательно отнеситесь к этому пункту и обращайтесь к человеку по имени, которым он сам себя назвал (в переписке или в соцсети, если общаетесь через мессенджер). Не путайте Оксану с Ксенией, а Марию с Мариной.

Кроме того, не используйте в деловой переписке уменьшительно-ласкательные имена, можете оставить их для личных сообщений.

5. Не переходите на личности

В любой неприятной ситуации старайтесь держать себя в руках и не переходить на личности и тем более оскорбления. В этом, к слову, большой плюс переписки. Ведь, когда вы общаетесь напрямую, что можете на эмоциях сказать что-то, за что потом будете себя корить. А вот во время переписки вы можете не поддаваться эмоциям, взять себя в руки и ответить, как подобает для делового общения, избегая агрессии и оскорблений.

Если же оскорбления идут в вашу сторону – предупредите, что эти сообщения будут удалены, а требования проигнорированы.

Не забывайте, что в основе деловой переписки лежат элементарные правила вежливости.

6. Пишите в рабочее время

Вся деловая переписка должна производиться в рабочее время. Не стоит писать слишком поздно, слишком рано или в выходные дни, если в это время человек отдыхает. Во-первых, не все отключают звук на время сна и вы можете банально разбудить адресата. А во-вторых, если человек не работает в это время, то письмо с рабочими задачами может отвлечь его от личных дел.

7. Поясните все вложения в письме

Если вы отправляете в письме вложенные документы, фотографии или другие важные дополнения к текстовому сообщению, необходимо пояснить, что это и для чего нужно.

8. Выберите читабельный шрифт

В письме шрифт текста должен быть однообразным и хорошо читаться. В противном случае, кроме визуального негативного эффекта, вы получите еще и непонятный текст. Поэтому эксперименты с разнообразными шрифтами, цветами и размерами оставьте лучше для личной переписки.

9. Внимательно перечитайте письмо перед отправкой

Очень простое правило, но оно должно выполняться в обязательном порядке. Иначе ошибок, например, из-за автозамены или из-за того, что вы на кого-то и что-то отвлеклись – не избежать.

10. Отвечайте на письма

Чтобы поддерживать нормальное общение с коллегами, начальством и партнерами, важно обязательно давать ответ на письма. Это может быть не молниеносный ответ, но и не затягивайте – максимум два дня. Иначе это выглядит, как плохой тон. Тут также важно учитывать важность обсуждаемого дела и его срочность.

Если письмо прочитали, но для ответа нужно провести какие-то исследования или другие действия – лучше отреагируйте сразу, что сможете дать полный ответ через определенное время.

Написать комментарий
💬 Последние комментарии
завались
ебало ты в зеркале увидишь, помойка охуевшая! сифилисом мамашка твоя болела! а НА ХУЙ ИДЕШЬ ТЫ, МРАЗОТА! еще какая то подзалупная кремлесоска бедет тут указывать! иди на плешивого помолись да выпей стекломоя, попустит! ебало на ноль и отключайся!
кипчак
Могу утешить американцев - ничего вечного не бывает, может в далеком будущем США опять станут великими, а пока из теоретического банкрота пора превратиться в реального. Американские президенты вопят, что они содержат НАТО, а в действительности весь мир содержит США.
кипчак
Страшно стало. И правильно. Нет ничего вечного в мире и хвастаться достижениями, когда количество бомжей растет, народ мрет от коронавируса, стреляют в школах, на улице и в супермаркетах, заключенных больше чем в других странах и т.д. Европе пора бы включить мозги и жить своим умом, но способны ли они на это?
кипчак
Только не" кадровый резерв посольства США и Пинчука", только не Кролик. Предателей к корыту не подпускать!
ГОСТЬ
Для начала завали свое ебало и сидя на жопе ровно слушай.Шевченко Тарас Григорьевич служил преподавателем русской !!! словесности и изящных искуств,получал жалованье от ненавистного царя и держал в проголодь своего холопа,которого получил по должности.Умер от сифилиса ,вернее от инсульта ,вызванного сифилитическим поражением сосудов головного мозга. На те деньги что он пробухал и потратил на модные шмотки он мог выкупить две деревни вместе со всей своей родней.А он даже не помогал своей родной сестре.А ведь он был не бедным человеком.Так что Шевченко такой же герой как Павлик Морозов .Такая же мразь .Так что иди на хуй или в эвропу но главное что бы тобой не воняло.Это поняло7
Оззи
Наш недоделанный «Черчилль» за неделю превратился сначала в «Мазепу», потом в «Керенского». Интересно в кого он дальше преобразится. А главное - давно пора сказать картинам русских художников «Остаточне прощавай!».
кипчак
Эта иезуитская собака на сей раз права, в том смысле, что Олесь Бузина жил, Бузина жив, Бузина будет жить, а его враги и убийцы могут в будущем всплывать только как негатив в истории Украины и то, если не добьют ее собственными руками и не развалят на лакомые кусочки для соседей, - там забудут и слово Украина и ее история - все уже станет историей Польши, Румынии, Венгрии, России.