Обществоwww.marieclaire.ruSep 7

Успеть все: 9 способов выполнять любые задачи вовремя

Авралы, горящие сроки, переработки, спешка и суета — без этих вещей в нашей жизни было бы куда меньше стресса. Дедлайны имеют свойство незаметно подкрадываться и лихо срываться. И как показывает практика, даже самые ответственные и профессиональные сотрудники иногда задерживают сдачу работы. Вместе с экспертом мы решили разобраться, почему мы нарушаем дедлайны и как научиться выполнять работу вовремя.

nk_hauz/NmpfRzInR.jpeg

Чаще всего мы нарушаем сроки сдачи проекта, потому что неправильно оцениваем ресурсы, которые потребуются для его выполнения. Классический пример — студенты, которые садятся за дипломную работу за две недели до ее сдачи. Наше мышление устроено так, что прогнозы мы строим, опираясь на оптимистичный сценарий. А жизнь вносит свои коррективы. Хорошо известна история строительства Сиднейского оперного театра, которое началось в 1959 году. Изначально планировалось, что оно займет три года и будет стоить около 7 миллионов австралийских долларов. В итоге проект претерпел значительные изменения, стройка растянулась на 14 лет, а бюджет вырос почти в 15 раз — до 102 млн.

Что же делать, если вы хронически не умеете соблюдать дедлайны? Учиться планированию, систематизации, учету каждого шага в работе. Чтобы организованность и пунктуальность стали вашим новым жизненным кредо, используйте простые проверенные лайфхаки, которые точно работают.

Ставьте промежуточные дедлайны

Разбивайте любой большой проект на отдельные стадии и ставьте себе промежуточные сроки выполнения каждой из них. Заведите Google-табличку и отслеживайте в ней прогресс. При необходимости такую таблицу можно открыть с любого устройства, подключенного к интернету, и быстро проверить, дополнить или скорректировать данные. Промежуточные дедлайны помогают предугадать возможный срыв сроков всего проекта и принять меры для его недопущения.

nk_hauz/WZ9BRkS7R.jpeg

Не полагайтесь на память

Благодаря древним финикийцам, придумавшим письменность, мы сегодня можем не держать в уме факты, задачи, сроки. Надеяться на свои «чертоги разума», а не на письменную информацию, рискованно. Возьмите за правило — не записано, значит, не существует. Если вы получили какие-то новые вводные или данные, которые могут пригодиться для проекта, в устном виде, переведите их в письменный. Лучше всего записать в электронном виде и сразу сохранить в соответствующей папке, имеющей отношение к проекту. Так можно избежать потери информации и повторов одних и тех же вопросов коллегам по несколько раз.

Организуйте свой список дел по приоритетам

Вести списки дел необходимо. Каждый выбирает сам, где это делать: одним удобнее ручкой в блокноте, другим — приложения типа Todoist, третьи ставят напоминалки на телефоне. Также удобно вести список дел в Google-документе. К каждой строке и задаче приписывается день, когда это дело должно быть выполнено — понедельник, среда, суббота. Каждую неделю можно использовать шрифты разного цвета: если эта неделя, например, «синяя», то есть дни выполнения указаны синим шрифтом, то следующая — «красная». Выделение цветом позволяет увидеть подвисшие дела с прошлой недели и не обращать раньше времени внимание на те дела, которые подождут (цвета следующей недели). В пятницу можно проверить, что осталось из задач текущей недели, требуют ли они срочного завершения или подождут следующей — тогда нужно поменять день выполнения и цвет.

Систематизируйте это немедленно

Часто потеря времени идет из-за плохой систематизации информации. Вы не помните, где лежит тот или иной документ, теряетесь в цепочках писем и сообщений в мессенджерах, путаетесь в версиях документов. Поэтому ключевое — организовать свое рабочее пространство, прежде всего, электронное. Можно воспользоваться подходом к сортировке задач и писем, который называется «методом пустого инбокса».

Все просто: заведите ритуал регулярного чтения и распределения писем и связанных с ними задач. Сортируйте их по строго определенным местам. Например, для хранения всей рабочей информации воспользуйтесь Google Drive: на диске заведите папки, которые относятся к разным направлениям работы и проектам. Документы из писем сразу сохраняйте сюда же. Это позволит избежать ситуаций, когда часть данных валяется в почте, часть — на жестком диске компьютера вне доступа. А для более удобной навигации по папкам можно использовать флажки, ярлыки разного цвета — встроенный функционал, который предлагает сервис.

nk_hauz/rirBgkSnR.jpeg

Разберитесь с личными причинами срыва сроков

Возможно, дело в том, что вас нагружают слишком большим объемом задач, а вы не можете мотивированно отказаться от части из них. Или в том, что вы отвлекаетесь на соцсети и никак не привыкнете к «домашнему офису». Или в том, что проект вам не очень-то интересен, поэтому вы подсознательно затягиваете его сдачу. Разобравшись с тем, почему вы срываете дедлайны, вы поймете, как это исправить.

Разграничивайте личное время и рабочее

Пытаетесь быть продуктивной 24/7? Приготовьтесь столкнуться с профессиональным выгоранием, падением работоспособности и неизбежным срывом сроков. Прокладывайте не только дедлайны, но и демаркационную линию между работой и отдыхом. У трудового дня должно быть четкое окончание (например, 19.00 и не позже) и час на обеденный перерыв — не забывайте об этом, даже работая из дома. Все это позволит меньше уставать в течение дня и концентрироваться в рабочее время именно на профессиональных задачах.

Определите пик своей продуктивности

Последите за собой: в какое время дня вы работаете с удовольствием, делаете максимум вещей и меньше всего отвлекаетесь? У одних пик продуктивности выпадает на утро, у других — на вечер. Именно в это временное окно стоит ставить самые сложные задачи, требующие концентрации: разработка стратегии, важные тексты, презентации и прочее. Помните об этом «волшебном часе» и не назначайте на этот промежуток звонков и встреч.

Балансируйте календарь

Наверняка, знакомая вам ситуация: весь день на звонках в Zoom, а реальная работа не сдвинулась ни на йоту. Чтобы задачи не копились из-за встреч, уделяйте звонкам и совещаниям не больше 3-4 часов рабочего времени. Этот момент всегда можно объяснить своему руководителю. Вообще, предсказывать загруженность календаря помогает система регулярных встреч — например, еженедельные встречи формата «один-на-один» с сотрудниками, статус-встречи с партнерами на долгосрочных проектах. Такая регулярность еще и помогает отслеживать прогресс в делах на постоянной основе — ведь вам придется о нем отчитываться.

nk_hauz/pjuBgzI7R.jpeg

Попросите коллег вам помочь

Компания на то и компания, что в ней не каждый сам за себя, а все работают на достижение общей цели. Другие сотрудники могут взять на себя часть ваших задач, чтобы вся команда успела справиться к определенному сроку. А если дедлайн выполнить все же не удается, вы без страха сообщаете об этом заранее, обосновав причину.

К примеру, в компании DiDi принято тесно взаимодействовать с коллегами на других рынках и помогать друг другу: каждую вторую пятницу проходят общие звонки для всех членов команды DiDi, занимающихся российским рынком, в котором участвуют люди из России, Китая, Латинской Америки, Испании. В компании есть и международные чаты, например, для пиарщиков — чат Global Communications, где можно спросить совета или почерпнуть новые идеи, видя, что делают коллеги в других странах.

Не важно, откуда работают сотрудники, главное — сформировать и поддерживать дружелюбные отношения. Поэтому стоит здраво оценивать корпоративную культуру и климат в коллективе еще на этапе поиска будущего места работы.